[Vorige]   [Handig!]   

Eén onderwerp per e-mailbericht

Hou je in een e-mailbericht aan het onderwerp waarover dat gaat. Dat is duidelijker voor de ontvanger en zo bouw je een heldere conversatie op.

Een e-mailbericht heeft een onderwerp en een berichttekst. Het onderwerp van een bericht heeft een belangrijke functie. Het geeft niet alleen aan waar een bericht over gaat, via het onderwerp kunnen e-mail programma's berichten ook groeperen. Dit noemen we de conversatie- of discussieweergave.

In je e-mailprogramma staan alle berichten met hetzelfde onderwerp, inclusief de reacties (met Re: ervoor) of doorgestuurde berichten (met Fw: ervoor) als het ware onder elkaar in één mapje. Dat is erg handig want zo kun je het volledige verloop van een conversatie of discussie bij elkaar houden en terugvinden. 

Verwarring
Mensen die in de berichten over een ander onderwerp gaan schrijven veroorzaken verwarring. Dit is met name belangrijk bij een vraag-en-antwoord situatie en essentieel voor berichten aan een help of support desk. Bij deze laatste wordt vaak ook een zgn. 'ticket' aangemaakt: het support bericht krijgt een nummer waarmee de support desk de vraag goed kan afhandelen, waarbij er vaak meerdere mensen (op verschillende tijden) aan werken. Als de vraag is afgehandeld wordt de 'ticket' gesloten en worden berichten met dat nummer niet meer behandeld.

Maar ook in een eenvoudige situatie kan er al verwarring ontstaan: Je ontvangt een bericht met het onderwerp 'verjaardag' en reageert op de tekst in het bericht. Een week later krijg je opnieuw een bericht onder hetzelfde onderwerp, maar dat gaat opeens over de vakantiefoto's. Dat lijkt onschuldig, maar als je eerder afspraken met elkaar hebt gemaakt kunnen die makkelijk worden vergeten omdat ze over een ander onderwerp gaan. 

E-mail etiquette
Ook het onderwerp leeg laten is eigenlijk niet netjes. In het overzicht van berichten kan de ontvanger van het e-mailbericht niet makkelijk zien waar het bericht over gaat en of er een urgente reden is deze te lezen.

Ook lange zinnen of opdrachten in het onderwerp (waarbij vaak de berichttekst zelf leeg wordt gelaten) zijn niet erg vriendelijk. 

Dus kleine moeite: altijd een kort en duidelijk onderwerp en daar niet van afwijken bij de e-mailwisseling.

07-11-2012