Stammeshaus.com

[Vorige]   [Handig!]  [Volgende]   rss-icoon1.png

Samenwerken en delen met Google Docs

Met Google Docs kun je online aan documenten werken en ze op verschillende manieren delen met andere mensen. Die mensen hebben daar niet altijd een Google account voor nodig. Ook is het een fabeltje dat je een Gmail adres zou moeten hebben om Google Docs te gebruiken. Je kunt met je eigen e-mailadres gewoon een Google account aanmaken.

Ik heb de verschillende mogelijkheden van Google docs eens op een rij gezet.

Google account nodig?
Voor verschillende Google producten en diensten heb je een Google account nodig. 'Maar ik wil geen Gmail' hoor ik veel mensen zeggen. Nee, dat is ook niet nodig.* Ook met je eigen e-mailadres kun je een Google account aanmaken. Google verstuurt je geen Spam of reklame naar jou; ze verdienen geld door advertenties op webpagina's te zetten.

* Sinds januari 2012 wordt bij het aanmaken van een Google account automatisch een Gmail en een Google + account aangemaakt. Het is niet verplicht deze bij de andere Gpoogle diensten ook daadwerkeijk te gebruiken. Je hoeft dus niet je bestaande e-mailadres op te heffen. Het kan zijn dat onderstaande aanmeldingsprocedure dus iets afwijkt.

Google account aanmaken

Ga naar www.google.com/accounts en maak een Google account aan met je eigen e-mailadres. Je ontvangt op je e-mailadres een e-mail met een link waarmee je de aanmelding moet verifiëren. Als de verificatie is gelukt geeft de Google account pagina een overzicht van alle producten van Google waarvoor je bent aangemeld. Na de eerste aanmelding zijn dat er nog geen.
Op de Google account pagina kun je ook je profielgegevens aanpassen en het wachtwoord wijzigen.
Klik nu eerst op de Meer... link onder 'Probeer iets nieuws'. Je ziet dan een overzicht van alle Google producten. Kies een van de Google producten en meld je daarvoor aan. Het aanmelden gaan meestal direct, soms moet je opnieuw je gegevens invoeren.

Google Docs: hoe werk je er mee
Google Docs biedt de mogelijkheid om in de 'cloud' bestanden op te slaan en te bewerken. Het is dus een soort Office programma in de cloud. Met de 'cloud' wordt aangegeven dat alles online gebeurt en je dus geen enkel programma op je computer nodig hebt. De 'cloud' geeft ook aan dat de bestanden die je opslaat verspreid zijn over het servernetwerk van Google. Hierdoor kan Google je verzekeren dat de bestanden altijd beschikbaar zijn, want als een server in het netwerk uitvalt of overbelast raakt, de andere servers het overnemen.

Documenten maken:
In Google Docs kun je vijf soorten documenten maken: tekstdocumenten, spreadsheets (rekenbladen), presentaties (dia-shows), formulieren en tekeningen. Deze documenten worden online in je Google Docs account opgeslagen. De kunt de documenten downloaden door ze te converteren naar een bepaald bestandsformaat, en je kunt ze delen met andere mensen op verschillende niveau's. Je kunt anderen de documenten laten inzien, of ze toestemming geven de documenten te bewerken. Door de laatste mogelijkheid kun je samen werken aan een document, maar dan moeten al die mensen wel een Google account hebben.

Instellingen
Nadat je Google Docs hebt geactiveert zie je alles in het Engels. Je kunt Nederlands instellen in Google Docs instellingen ofwel Settings (rechts boven op het scherm). Selecteer language Nederlands en Time-zone (GTM+1) Amsterdam.
De overige instellingen kun je zo laten. Je ziet staan hoeveel ruimte je gebruikt: "U gebruikt momenteel 0 MB (0%) van uw 1024 MB". Ook zie je staan dat "Alleen opgeslagen bestanden (.PDF, .DOC, .JPG, etc.) meetellen met het bereiken van het opslaglimiet. Google Documenten nemen geen opslagruimte in beslag". Dat is mooi! Je kunt dus zoveel Google Docs bestanden aanmaken als je wilt. Alleen bestanden die je vanaf je eigen compouter in de Google Docs cloud wilt bewaren, tellen mee voor het limiet van 1024 MB (en dat is toch mooi 1Gb!). Mocht je behoefte hebben aan meer ruimte in de toekomst dan kun je extra ruimte aanschaffen voor een aantrekkelijke prijs. Deze ruimte wordt verdeeld over verschillende Google producten, zoals Gmail, Google Picasa webalbum en Google Docs.

Nieuw document
Om een nieuw document te maken selecteer je met de knop links boven het gewenste soort document.
Geef het nieuwe document direct een naam. De documenten worden automatisch (om de ... seconden) opgeslagen, maar voordat je het venster sluit is het verstandig om nog eens op Opslaan te klikken. Het maken of bewerken van een document gaat op een manier die vergelijkbaar is met Word/Excel of een ander bekend programma. Via Bestand - Downloaden als kun je het bestand in verschillende bestandformaten downloaden naar je eigen computer. Als je het bestand gaat Afdrukken, wordt het eerst geconverteerd naar pdf formaat. Om het document te sluiten sluit je gewoon het Tab venster van de browser. Het opgeslagen document staat nu in het Google Docs overzicht van documenten (evt. pagina vernieuwen met F5).

Documenten delen
Rechts boven in het Google Docs scherm staat een knop met een pijltje ernaast. Als je op het pijltje klikt zie je de verschillende mogelijkheden om het bestand te delen. Klik op Instellingen voor delen om aan te geven met wie je het bestand wilt delen. De rechten voor een nieuw bestand staan standaard op Privé: het is alleen toegankelijk voor jezelf.
Klik op Wijzigen om de Zichtbaarheidsopties aan te passen:
A. Wil je het document met diverse mensen delen (ongeacht of ze een Google account hebben, selecteer dan
- 1. Openbaar op het web (Te vinden door en toegankelijk voor iedereen op internet. Aanmelden is niet vereist.) De link kun je versturen per e-mail aan iedereen die je het document wilt laten zien. De link wordt ook openbaar op internet en kan dus in principe door andere websurfers gevonden worden (wordt geindexeerd door de Google zoekmachine en evt. andere zoekmachines).
of
- 2. Iedereen met de link (Toegankelijk voor iedereen met de link. Aanmelden is niet vereist.) De link kun je versturen, maar kan niet op internet worden gevonden.
Optioneel kun je mensen ook het bestand laten bewerken (onveilig).

Documenten die zijn gemaakt met Google Docs kun je ook insluiten op een webpagina. Nadat je de Zichtbaarheidsopties hebt ingesteld op A. Openbaar op het web, kun je onder Pijltje-Delen de optie Publiceren op internet selecteren. Selecteer Automatisch opnieuw publiceren na wijzigingen als wijzigingen ook direct moeten worden gepubliceerd. Klik dan op Publiceren starten. Je krijgt nu een link te zien die je kunt gebruiken om het document te delen met andere mensen op internet en een insluitcode om het document op een website te zetten.

<iframe src="https://docs.google.com/document/pub?id=1pQtsmeOeMxoio2IHvjXKImeraFvTZNc7Hu4dRxzQmBA&amp;embedded=true"></iframe>

B. Als je het document alleen met mensen wilt delen die ook een Google account hebben, dan laat je de instelling staan op Privé.
- 3. Type in het vak onder Instelling voor Delen, de e-mailadressen van mensen met wie je het bestand wilt delen. Deze mensen moeten dus een Google account hebben! Je kunt aangeven of iemand het bestand ook Mag bewerken of Alleen mag lezen. Met een paar opties kun je deze mensen een bericht sturen.
Klik tenslotte op de knop Delen.
Je ziet nu een overzicht van de mensen met wie je het Google document deelt en welke rechten ze hebben. Je kunt eventueel het document van eigenaar laten verwisselen, als iemand anders hoofdbeheerder van het document moet worden.
Optioneel kun je ook aangeven dat de Editors (andere gebruikers die rechten hebben het bestand te bewerken) zelf ook weer anderen mogen uitnodigen om het bestand verder te delen, of dat je dat alleen zelf wilt bepalen.

Samenwerken aan een document
De mensen met een Google account zien het bestand staan in hun Google Docs overzicht. Je kunt gelijktijdig samen aan een document werken. Je ziet de tekst verschijnen die de ander toevoegt. Via Bestand - revisiegeschiedenis kun je zien welke wijzigingen aan het document zijn gedaan en door wie. Alleen met Google Docs documenten kan worden samengewerkt. Samenwerken is dus meer dan louter delen van een bestand.

Documenten uploaden naar Google Docs
Alle documenten in Google Docs kun je delen met andere mensen, of ze nu een Google account hebben of niet. In het Google Docs overzicht staat in de linkerkolom de knop Uploaden. Hiermee kun je bestanden Uploaden naar je Google Docs account.
Voordat je gaat Uploaden kun je aangeven of je documenten, presentaties, spreadsheets en tekeningen wilt converteren naar de overeenkomende Google Documenten-indeling. Dit heeft als voordeel dat je ze kunt bewerken in Google Docs en dat je ermee kunt samenwerken. Als je b.v. een Word document wilt opslaan en dit niet converteerd naar een Google Docs document, dan kun je het wel delen, maar je kunt het niet bewerken of er met anderen samen aan werken. Converteren van documenten met erg veel opmaak of andere geavanceerde functies, is misschien niet 100% mogelijk. Hou daar rekening mee.
Google kan ook pdf documenten converteren naar tekst, maar dat werkt alleen als de pdf ook werkelijk tekst bevat (en geen tekst-in-een-afbeelding).
Bij het Uploaden kun je direct aangeven in welke Map je het bestand wilt plaatsen en of je het bestand wilt delen (zie boven).

Ook documenten die geen Google documenten zijn kunnen worden gedeeld met andere mensen, maar je kunt ze niet insluiten in een webpagina.  

Voor meer uitleg en help, kijk op de Google Docs helppagina:
http://docs.google.com/support/?hl=nl


28-02-2011

Now what might you ask, is a 'Trendmonger'. Well a trendmonger is a person who dreams up a trend. (FZ)